【退款情况说明书】
尊敬的客户：
您好！首先，我们对您在使用我司产品/服务过程中遇到的问题表示诚挚的歉意。我们深知您选择我们的产品/服务是对我们最大的信任和支持，而此次的不便无疑是对这份信任的一次考验。为了表达我们的歉意并解决您的问题，我们决定启动退款流程，并通过本说明书详细说明退款的相关事宜。
一、退款原因
由于您反馈的产品质量问题/服务未达到预期效果（请根据实际情况填写），经我们内部核查，确认该问题属实。为保障您的合法权益，同时也为了进一步改进我们的产品/服务质量，我们决定为您提供全额退款。
二、退款金额与方式
根据您购买时所支付的方式，我们将采取以下方式进行退款：
1. 若您是通过银行转账或在线支付平台完成的交易，我们将直接将款项退回到原支付账户中，预计到账时间为3-7个工作日。
2. 若您是通过现金或其他非电子方式支付，请提供相应的收款信息，包括但不限于姓名、银行卡号、开户行等，以便我们尽快处理。
三、退款流程
1. 请您确认上述信息无误后，回复本邮件告知我们，我们将立即启动退款程序。
2. 在收到您的确认信息后，我们将尽快核实您的订单信息及退款条件。
3. 核实无误后，我们将在规定时间内完成退款操作，并通过电子邮件通知您退款成功。
四、其他说明
在退款过程中，如果您有任何疑问或需要帮助，请随时联系我们的客服团队。我们承诺将竭尽全力为您解答疑惑，确保整个退款过程顺利进行。
最后，再次向您表示歉意，并感谢您的理解与支持。我们非常珍视每一位客户的反馈，这将是我们不断进步的动力。希望未来能继续为您提供更优质的产品和服务。
此致，
敬礼！
[公司名称]
[日期]
以上是一份标准的退款情况说明书模板，您可以根据具体情况进行调整和补充。希望这份说明能够帮助到您。